Et af VERDNs overordnede mål er at opretholde det højeste niveau af sikkerhed for vores gæster og besøgende på vores hjemmeside. – dette gør sig også gældende, når det kommer til beskyttelsen af personoplysninger.
VERDN ønsker med denne politik at kortlægge på klar og overskuelig vis, hvordan vi indsamler, viser, overfører og gemmer dine oplysninger og at du herefter kan føle dig sikker på, at dine personoplysninger er lagret sikkert.
VERDN udfører alt håndtering af personlige data i overensstemmelse med de gældende regler, herunder persondataforordningen og den danske databeskyttelseslov.
Vi anbefaler,at du læser nedenstående privatlivspolitik, hvori vi blandt andet redegør for:
1. Dataansvarlig
VERDN driver rejsebureau med base i Ringkøbing og sælger rejser med afgang fra Hamburg, Kastrup, Billund, Aarhus og Aalborg til destinationer både i og udenfor Europa.
VERDN er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger på denne og andre hjemmesider, der drives af VERDN.
VERDN er ligeledes dataansvarlig for behandling af personoplysninger, som indgår i rejsebestillinger, reservationer mv.
Du kan til hver en tid kontakte os ved henvendelse på info@VERDN.dk eller fremmøde på nedenstående adresse:
VERDN
Rindumgårds Allé 3
6950 Ringkøbing
2. Hvordan indsamler VERDN personoplysninger?
Hos VERDN indsamler vi personoplysninger på flere måder, men først og fremmest direkte fra dig.
Oplysninger, som indsamles i forbindelse med bestilling og rejsen
Når du bestiller en rejse på verdn.dk eller hos en samarbejdspartner, indsamler vi personoplysninger fra dig for at kunne gennemføre din bestilling. Det er oplysninger om navn, fødselsdato, alder og køn for alle rejsende, som er omfattet af bestillingen samt adresse og kontaktoplysninger, herunder mailadresse og mobiltelefonnummer, for den hovedrejsende. Når du bestiller, indsamler vi også betalingsoplysninger for den hovedrejsende og hvor betalingen ønskes delt, også for medrejsende.
Hvis bestillingen omfatter børn, indsamler vi de samme oplysninger som ovenfor vedrørende barnet.
Når du gennemfører en rejse med os, indsamler vi også oplysninger om din rejse. Udover ovenstående oplysninger er det f.eks. billetnummer, destination, rejsevarighed og andre eventuelle tjenesteydelser, som du har valgt at benytte i løbet af rejsen så som transfer eller udflugtspakker.
Oplysninger, som indsamles ved personlig kontakt
Vi indsamler personoplysninger fra dig, når du kontakter os, f.eks. via kundeservice, mail, telefon eller på andre måder. Primært indsamler vi de personoplysninger, der er nødvendige for at besvare dit spørgsmål eller behandle din sag. Det er oplysninger om navn og billetnummer. Afhængigt af hvordan du vælger at kontakte os, kan vi også indsamle kontaktoplysninger som mailadresse eller telefonnummer.
Ved personlig kontakt vil vi også indsamle andre personoplysninger, som du selv vælger at give til os. Det kan f.eks. være oplysninger om allergi, medicinsk tilstand eller andre oplysninger om dig eller andre på din rejse, som er omfattet af bestillingen.
Oplysninger, som indsamles, når du abonnerer på vores nyhedsbrev eller tilmelder dig en af vores konkurrencer
Når du vælger at abonnere på VERDNs nyhedsbrev eller deltage i en af vores konkurrencer, indsamler vi dit navn og din mailadresset. Hvis du vælger at give os det, indsamler vi også data om dit postnummer samt telefon nummer. Dette gør vi med det formål at kunne sende nyhedsbrevet til dig samt kontakte dig ved evt. vunden konkurrence. Dit postnummer bruger vi til eksempelvis til analyse af potentielle geografiske kundegrupper.
Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, vil du kort tid efter modtage en e-mail fra os, hvori vi beder dig bekræfte denne tilmelding. Tilmeldingen er først gældende herefter.
For at kunne komme i kontakt med dig, svare på anmodninger fra dig og administrere konkurrencer, kampagner etc. Behandler vi nedenstående oplysninger:
Oplysninger, som indsamles ved anvendelse af vores digitale ydelser
Når du bruger en af vores hjemmesider eller vores app, indsamler vi oplysninger om din brug af tjenesten. Nogle af disse oplysninger kan være personoplysninger, f.eks. dit IP-nummer. Vi indsamler også oplysninger om, hvordan du navigerer i tjenesten, hvilke søgninger du foretager og hvilke rejse produkter, du er interesseret i. Hvis du er logget ind på Min billet eller giver os data, der gør det muligt for os at identificere dig, vil vi forbinde data om dit brugsmønster med andre oplysninger, som vi har indsamlet om dig.
Dette gør vi med henblik på at forbedre din brugeroplevelse og samtidig kunne give dig den bedst mulige service.
Oplysninger, som indsamles fra en anden end dig
Ved bestilling og kontakt med os i forskellige sammenhænge kan det ske, at en person giver personoplysninger om en eller flere medrejsende. Vores udgangspunkt er, at den, der giver os sådanne oplysninger, har indhentet alle de medrejsendes accept til at give sådanne personoplysninger til os. Hvis du ikke selv har foretaget en bestilling, og en anden har foretaget en bestilling, hvor du indgår, indsamler vi personoplysninger om dig fra den pågældende person. Det samme sker, hvis en anden har været i kontakt med os på dine vegne.
Det vil sige at VERDN indsamler personoplysninger på følgende vis:
3. Hvilke informationer indsamler VERDN?
Hvad er personoplysninger?
Personoplysninger er al slags information, som direkte eller indirekte kan relateres til en fysisk person. Det gælder f.eks. navn, personnummer, adresse, mailadresse og telefonnummer. Det gælder f.eks. også billetnumre, krypterede data og forskellige typer af elektroniske identiteter som IP-numre, hvis de kan knyttes til fysiske personer.
VERDN indsamler blandt andet følgende personoplysninger:
Du kan, efter eget ønske, vælge at give VERDN personoplysninger udover de almene personoplysninger, som du vurderer kan have betydning enten af sikkerhedsmæssige hensyn og/eller for at give VERDN mulighed for skræddersy serviceydelsen specielt til dig.
Det kan f.eks. være oplysninger om:
Udover at modtage oplysninger fra dig selv, vil VERDN i nogle tilfælde supplere vores informationer med oplysninger, som vi har modtaget af tredjepart, f.eks. en gruppeansvarlig eller en samarbejdspartnere.
I disse tilfælde er det pålagt tredjeparten at informere de involverede gæster om VERDN vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik. Ligeledes er det pålagt tredjeparten at sørge for den nødvendige indhentning af samtykker til registrering og behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
4. Online køb med kreditkort
VERDN anvender Dansk Internet Betalings System (DIBS www.dibs.dk), i forbindelse med dine køb af varer og betaling med kreditkort. Såvel DIBS som www.verdn.dk er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalings System (www.pbs.dk).
5. Hvad er formålet med indsamlingen?
VERDN indsamler udelukkende personoplysninger, som er nødvendige for det formål, der beskrives i de særskilte vilkår og betingelser for den pågældende serviceydelser samt i nærværende persondatapolitik.
Det er den enkelte serviceydelser, der både afgør hvilke personoplysninger VERDN indsamler samt formålet med indsamlingen.
Administration af din rejse
For at kunne levere de rejseydelser, som du har bestilt hos os, bruger vi dine personoplysninger på forskellige måder. Oplysningerne anvendes til at udstede billetter og rejsedokumenter samt til at foretage hotelbestillinger og gennemføre betaling af de ydelser, du har bestilt. Hvis du har bestilt yderligere ydelser såsom lejebil, transfer, udflugtspakker osv., bruges oplysningerne på samme måde til at levere disse ydelser.
Administration af din rejse indbefatter også brugen af dine oplysninger til bogføring, afregning, revision, kredit eller anden verifikation af betalingskort, immigration og toldkontrol.
Kundepleje
Vi bruger dine personoplysninger med henblik på at give dig den bedste service, hvis du kontakter os med spørgsmål, kommentarer eller reklamationer. Vi bruger eksempelvis dit navn og billetnummer til at identificere dig og din rejse. Vi bruger dine kontaktoplysninger, f.eks. mailadresse og telefonnummer, til at kontakte dig i tilfælde af spørgsmål.
Udsendelse af information
Når du har bestilt en rejse med os, bruger vi dine personoplysninger til at sende bekræftelse, spørgeskema, vigtige oplysninger om din kommende rejse og tilbud relateret til rejsen. Dette sker til den mailadresse eller det telefon nummer, der blev oplyst, da du bestilte rejsen.
Når du er kommet hjem fra din rejse, sender vi et spørgeskema til dig, hvor beder dig om at besvare spørgsmål om din rejse, for at hjælpe os med at forbedre vores ydelser.
Før, under og efter din rejse vil vi, når relevant, sende dig vigtig information eksempelvis via App eller sms til det mobilnummer, der blev oplyst ved bestilling af rejsen. Det kan f.eks. være information om afvigelser som f.eks. tidsændringer og andre ændringer i forhold til din rejse. Disse informationer sendes enten via mail, brev, sms eller telefonisk, afhængigt af ændringen og de kontaktoplysninger, som har vi har på dig.
Markedsføring og personalisering
Kundeoplysningerne kan bruges af VERDN i markedsføringssammenhæng i forbindelse med specifikke rejser med VERDN, kontakten vil ske via brev eller,mail og sms, i det omfang vi har dit samtykke hertil.
Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, bruger vi dine personoplysninger til at sende nyhedsbrevet til dig, og til at tilpasse indholdet i nyhedsbrevet til netop dig. Det gælder din mailadresse, oplysninger om din rejsehistorik, dit brugsmønster og dine præferencer. Ved hjælp af disse data kan vi give dig de tilbud, som vi tror, at du har størst interesse i og fordel af.
Hvis du alene har afgivet din mailadresse i forbindelse med et køb til brug for fremsendelse af fx billet, boardingpas, oplysninger om ændring af afgangstider, yderligere rejseinformation – vedrørende en bestemt rejse, vil vi ikke fremsende markedsføringsmateriale eller nyhedsbreve til denne mailadresse, med mindre du i forbindelse med dit køb eller i anden anledning har givet særskilt samtykke hertil.
På vores hjemmesider kan vi vælge at bruge information om vores brugere til den såkaldte personalisering. Det betyder, at vi kan vælge at bruge de oplysninger, som vi har indsamlet om dig og din brug af vores ydelser til at påvirke, hvordan indholdet på hjemmesiden ser ud, når netop du besøger den. Tilpasningen kan f.eks. være, at vi gemmer og viser oplysninger om de destinationer, som du søgte ved et tidligere besøg på vores hjemmeside, sprogindstillinger samt visning af annoncer og tilbud, som vi tror passer til netop dig og dine rejsepræferencer.
Vi gør også brug af personalisering i vores kommunikation via sociale medier.
Til analyse af brugsmønstre og personalisering bruger vi cookies. Læs om vores cookie politik her
Udvikling af ydelser og service
Vi bruger de oplysninger, som vi indsamler om vores kunder, til at udvikle og forbedre vores produkter og ydelser. Dette gælder vores digitale ydelser, hvor vi analyserer brugeradfærd for at udvikle, hvordan vi præsenterer oplysninger og kampagner samt udformer funktioner. Dette gælder også udviklingen af vores produkter efter kundernes behov og adfærd og f.eks. for at afhjælpe mangler eller forøge sikkerheden.
Lovbestemmelser
Dine personoplysninger kan også blive behandlet for, at vi skal være i stand til at opfylde forpligtelserne i henhold til love og regler, f.eks. vedrørende sikkerhed og rapportering.
Lagringstider
VERDN gemmer de personoplysninger, som vi indsamler, i vores kundedatabase. I kundedatabasen gemmes personoplysninger og rejsehistorik indtil du gør opmærksom på at du ønsker at blive glemt.
På Min Billet gemmes de oplysninger, som du har registreret der, så længe din booking reference er aktivt. Herefter gemmes oplysningerne i vores kundedatabase.
Hvis du er tilmeldt vores nyhedsbrev, vil vi gemme dine kontaktoplysninger, så længe du vælger at fortsætte med at modtage nyhedsbrevet.
De samme personoplysninger kan gemmes flere forskellige steder til forskellige formål. Det kan betyde, at en oplysning, der er fjernet fra et system eller anonymiseret, fordi den ikke længere er nødvendig, stadig kan findes i et andet system, hvor den gemmes i henhold til en aftale eller til et andet formål, hvor der stadig er behov for personoplysningen.
VERDNs tekniske og organisatoriske foranstaltninger for sikker behandling af dine personoplysninger
Vi foretager løbende foranstaltninger for at opfylde principperne om ”integreret databeskyttelse og databeskyttelse som standard". Vi evaluerer løbende risici i den personoplysningsbehandling, der finder sted, og tager de nødvendige forholdsregler for at mindske risikoen.
VERDNs formål med indsamling af personoplysninger kan være ét eller flere af følgende:
6. Det juridiske grundlag for behandlingen
Håndtering og lagring af personoplysninger
VERDNs juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger
Herunder redegøres for de juridiske grundlag, hvorpå VERDN baserer behandlingen af dine personoplysninger både i forbindelse med afvikling samt overholdelse af rejseaftalen og på baggrund af legitim interesse eller fordi oplysningen er nødvendig for at opfylde juridiske forpligtelser.
VERDN kan eksempelvis behandle dine personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som du er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, afvikling af udflugter eller andre serviceydelser
Ligeledes kan VERDN behandle dine personoplysninger for at kunne gennemføre visse handlinger og/eller forberedelser på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.
Behandlingen kan også finde sted for at VERDN kan forfølge en legitim interesse, medmindre din interesse går forud for dette.
Af legitime interesser, som VERDN forfølger kan blandt andet nævnes statistik, kundeundersøgelser, interessebaseret markedsføring og analyse af generel brugeradfærd med blandt andet det formål at forbedre dine fordele, din oplevelse samt kvaliteten af VERDNs serviceydelser før, under og efter din rejse.
Oplyser du VERDN om særlige præferencer og hensyn, såsom helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, bruger VERDN oplysningerne til at tilpasse den pågældende serviceydelse efter dine anvisninger. VERDN bruger derfor ikke disse oplysninger til andre formål, end det du beder os om.
I nogle tilfælde vil VERDN modtage personoplysninger fra tredjepart eksempelvis i forbindelse med en gruppereservation og/eller en individuel overnatning foretaget af tredjepart – eksempelvis af et familiemedlem eller lignende.
I disse tilfælde er den ansvarlige for gruppen og/eller reservationen pålagt at informere de involverede gæster om VERDN vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik.
Behandling af dine personoplysninger er yderligere pålagt VERDN ved lov. Det er f.eks. tilfældet i forbindelse med gæsteregistrering ved check-in, hvor det i lovgivningen fremgår hvilke personoplysninger VERDN er pålagt at registrere.
7. Dine rettigheder
I henhold til persondataforordningen, har du en række rettigheder.
Rettighederne er som følger:
Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse samt evt. booking numre samt mærkes ”Anmodning om persondataudtræk”. Vi vil endvidere kunne anmode om yderligere dokumentation for, at du er den du udgiver dig for. Dette gør vi alene for at beskytte dine oplysninger.
Du kan også kontakte VERDN, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
Herunder finder du et eksempel på, hvordan din ansøgning om persondataudtræk kan se ud:
Persondataudtræk - til den ansvarlige for VERDNs persondata
Hermed ansøger jeg om indsigt i hvilke personoplysninger der behandles om mig af VERDN.
...........................................................................
(By og dato)
..........................................................................
(Underskrift)
.........................................................................
(Navn med blokbogstaver, personnummer og adresse)
(mailadresse/telefonnummer)
…………………………………………………………………….
Anmodningen fremsendes til:
VERDN
Rindumgårds Allé 3
6950 Ringkøbing
Att.: CEO Bjarke Hansen
VERDN vil indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til din postadresse eller per e-mail.
Ved anmodninger om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger, undersøger VERDN, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
VERDN kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).
8. Opbevaringssikkerhed og deling af dine personoplysninger
VERDN beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
VERDN har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler evt. følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner.
For at undgå datatab tager VERDN løbende back up af vores datasæt ved brug af underdatabehandlere.
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for fx diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil VERDN underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt samtidig med at skaden begrænses i bedst mulige omfang.
VERDN sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.
Udover VERDN interne systemer benytter VERDN sig af eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.
VERDN deler og videregiver endvidere dine personoplysninger internt i koncernen. Formålet med delingen er at kunne yde den mest optimale service til dig, uanset hvilket hotel eller hvilken medarbejder hos VERDN du henvender dig til.
VERDN kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed.
Databehandler og videregivelse af personoplysninger
Interne IT-systemer.
Internt håndterer vi personoplysninger i et samlet system for kundedatabase, for bestilling- og salgs samt for vores kundeservice. Dette systemer er designet til at kunne levere de ydelser, som du har bestilt fra os, og til at kunne håndtere spørgsmål og kundepleje i forbindelse med udførelsen af disse ydelser. Dette system kan håndtere alle de personoplysninger, som vi indsamler.
Webanalysefirmaer
Vi bruger eksterne leverandører til personalisering og analyse af brugeradfærd på vores hjemmesider og brugerfeedback. Disse virksomheder håndterer personoplysninger på vores vegne. De oplysninger, det drejer sig om, er først og fremmest oplysninger, der indsamles via cookies og håndteres på et anonymt og aggregeret niveau.
Betalingsløsninger
Vi bruger ekstern leverandør til at håndtere betalinger. Leverandøren har adgang til personoplysninger såsom navne, adresser og betalingsoplysninger. Denne håndtering er nødvendig for, at vi skal kunne levere de ydelser, som du har bestilt fra os.
Kontaktydelser
Vi bruger eksterne leverandører til at sende information via sms før og under en rejse. Disse leverandører har adgang til personoplysninger i form af telefonnumre.
Vi bruger en ekstern leverandør til at tilbyde chatfunktioner. Leverandøren har adgang til de oplysninger, der gives i chatten. Du accepterer leverandørens persondatapolitik, når du starter chatfunktionen.
Leverandører af rejserelaterede ydelser
For at kunne tilbyde nogle af de ydelser, som du har bestilt fra os, bruger vi leverandører og aftalepartnere. Det vil ofte være nødvendigt, at vi giver personoplysninger til disse for at tjenesten skal kunne udføres.
Hoteller
Vi benytter hoteller på vores destinationer i både længere perioder og til individuelle bestillinger på kundens anmodning. Hotellerne, både indenfor og udenfor EU/EØS, har adgang til de personoplysninger, som er nødvendige for, at en bestilling skal kunne foretages. Det vil sige, når det er relevant med oplysninger om navn, fødselsdato, alder og køn for alle passagerer på bestillingen samt adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende.
Flyselskaber
Vi tilbyder flyrejser med adskillige flyselskaber. Vi videregiver de nødvendige personoplysninger om de rejsende, der skal rejse med det pågældende flyselskab. Det er navn, fødselsdato, alder og køn for alle passagerer på bestillingen samt adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende. Overførslen af oplysningerne for de rejsende sker enten via datasystemerne Galileo, Amadeus eller Paxport, eller det sker direkte til flyselskabet med passagerlister, såkaldte paxlister.
Handlingsagenter
Afhængigt af hvilket flyselskab, der bruges til rejsen, og hvilken lufthavn rejsen afgår fra, benyttes forskellige former for handlingsagenter til at udføre tjenesteydelser i forbindelse med rejsen til lufthavnen. Det kan f.eks. dreje sig om check-in og bagagehåndtering. I forbindelse med udførelsen af disse ydelser kan handlingsagenten få adgang til visse personoplysninger, der er nødvendige for at kunne udføre tjenesten.
Øvrigt
Hvis du bestiller andre rejserelaterede ydelser via os, både indenfor og udenfor EU/EØS, f.eks. udflugter eller andre aktiviteter, kan der i relevante tilfælde gives personoplysninger til den person, der skal udføre tjenesten, hvis det er nødvendigt for at levere den bestilte tjeneste. Det kan f.eks. være dit navn, fødselsdato, alder og køn for alle passagerer på bookingen, og adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende.
Udlevering til tredje land
Da vi arrangerer rejser til store dele af verden, er nogle af vores partnere (eksempelvis hoteller) uden for EU/EØS-området. Det betyder, at personoplysninger kan blive overført til samarbejdspartnere i disse lande til samme formål, som beskrevet ovenfor, når det er nødvendigt for at levere den ydelse, du har anmodet om. Uanset hvilket land, vi sender dine personoplysninger til, har vi en forpligtelse til at sikre, at der opretholdes et højt beskyttelsesniveau for dine personoplysninger.
10. Cookies
VERDN anvender cookies til VERDN digitale ydelser. Yderligere oplysning om vores cookiepolitik finder du her:
11. Kontakt
Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til VERDN behandling af personoplysninger kan du henvende dig skriftligt til:
VERDN
Rindumgårds Allé 3
6950 Ringkøbing
Att.: CEO Bjarke Hansen
Mrk: GDPR
Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet.
Den aktuelle kontaktadresse kan findes på www.datatilsynet.dk.
Eventuelle ændringer af persondatapolitikken meddeles ved offentliggørelse af nye vilkår og betingelser på VERDNs hjemmeside.
Du kan se datoen for sidste revision af politikken nedenfor.
JAN 2019
Ved tilmelding accepterer du samtidig vores privatlivspolitik. Du kan til en hver tid afmelde dig.
